Sắp xếp và trình bày nội dung văn bản là công việc cần phải thực hiện để giúp có được một bản in đẹp mắt và dễ xem. Word có các kiểu sắp xếp văn bản rất đa dạng để phù hợp với nội dung của văn bản.
Hầu hết các chương trình có chức năng soạn thảo và xử lý văn bản như Word đều phân biệt dòng - Line và đoạn - Paragraph rất rõ ràng để áp dụng định dạng cho chúng do đó bạn cũng phải nắm được điều này để không gặp rắc rối khi định dạng văn bản trong Word cũng như các chương trình soạn thảo văn bản khác.
Thụt đầu dòng là kiểu trình bày thường sử dụng trong các văn bản có nội dung được phân chia thành nhiều đoạn. Trong các chương trình soạn thảo văn bản thường có một công cụ tên là Indent được dùng để thực hiện việc này. Ngoài ra Indent còn có thể giúp thay đổi lề trái và phải của một hoặc nhiều đoạn để làm nổi bật đoạn văn bản đó.
Đánh số thứ tự - Numbering là một kiểu định dạng văn bản thường được sử dụng khi muốn để liệt kê các nội dung trong văn bản. Hầu hết các chương trình xử lý văn bản thông dụng đều có chức năng hỗ trợ tự động đánh số thứ tự.
Đánh dấu gạch đầu dòng - Bullets là một kiểu định dạng văn bản thường được sử dụng khi muốn để liệt kê các nội dung trong văn bản. Hầu hết các chương trình xử lý văn bản thông dụng đều có chức năng hỗ trợ tự động đánh dấu đầu dòng.
Trên bàn phím của máy vi tính có một nút Tab, nút này dùng để di chuyển dấu nháy hoặc các ký tự đến một vị trí với khoảng cách mặc định. Khi soạn thảo văn bản với MS Word, bạn sẽ thấy rõ công dụng của nó. Không chỉ có vậy, công cụ Tab trong MS Word cũng sẽ cho phép bạn định các khoảng cách Tab tùy ý bằng cách đặt một hoặc nhiều dấu Tab tại các vị trí trên thước đo để tạo các vị trí Tab khác nhau.
Trong bài hướng dẫn trước bạn đã biết cách đặt dấu Tab để định vị cho các đoạn văn bản tuy và trong bài hướng dẫn này bạn sẽ biết thêm cách chọn và đặt các kiểu dấu Tab khác nhau để trình bày cho nội dung văn bản của bạn thêm sinh động và đẹp mắt hơn.
Trong một số trường hợp, người sử dụng cần phải sử dụng hiệu ứng (Effects) để định dạng chữ như các công thức toán học đơn giản hoặc làm nổi bật một vài từ hoặc câu trong văn bản của mình.
Gạch dưới chữ là định dạng thường được sử dụng khi muốn nhấn mạnh một từ, cụm từ nào đó hoặc chỉ là đơn giản dùng để trang trí trong văn bản. MS Word cho phép chọn và thay đổi các kiểu gạch dưới khác nhau.
Thay đổi khoảng cách và co giãn chữ trong soạn thảo văn bản có thể được xem như là kỹ thuật sắp chữ trong ngành in. Việc này không chỉ giúp trình bày trang văn bản đẹp mắt mà còn rất quan trọng trong bố cục toàn bộ bản in và phù hợp với số lượng trang in.
Tạo khoảng cách giữa các dòng (Line) và đoạn (Paragraph) trong văn bản là kỹ thuật dàn trang giúp trình bày văn bản rõ ràng và đẹp mắt. Nếu như trước đây bạn thường tạo khoảng cách bằng phím Enter để xuống dòng thì giờ đây bạn sẽ sử dụng các công cụ có sẵn trong chương trình soạn thảo MS Word để làm việc này.
Chức năng Cut (cắt) dùng để cất dữ liệu (văn bản, hình ảnh,...) đang được chọn vào bộ nhớ. Copy (sao chép) dùng để lưu dữ liệu đang được chọn vào bộ nhớ. Paste (dán) là chức năng giúp lấy các dữ liệu đang được lưu vào bộ nhớ để chèn vào ngay vị trí của dấu nháy.
Trang 2/8
