Máy Fax là một trong những thiết bị thường được dùng để trao đổi thông tin giữa các cơ quan, công ty,...  với nhau. Việc trang bị máy Fax là cần thiết, tuy nhiên nếu như bạn chưa có hoặc vì lý do nào đó mà không thể sử dụng máy Fax thì có thể sử dụng máy vi tính để tạm thời thay thế cho máy Fax.

Bài viết này sẽ hướng dẫn cách cài đặt chức năng Fax cho máy vi tính sử dụng Hệ điều hành Windows XP, đây là một trong những Hệ điều hành thông dụng có sẵn chương trình giúp gửi và nhận Fax.

Cài đặt Fax Modem cho máy vi tính

Tuy Windows XP có tích hợp chương trình Fax nhưng mặc định thì nó sẽ không có sẵn khi cài đặt Windows do đó nếu muốn sử dụng chương trình này thì bạn cần phải cài đặt nó. Để cài đặt chương trình Fax, máy vi tính của bạn phải được lắp đặt Modem và cần có dĩa CD/DVD-ROM Windows XP phiên bản đúng với Hệ điều hành đang sử dụng.

Xem hướng dẫn Cách ráp Modem vào máy vi tính

Cài đặt chức năng Fax cho Windows 

Trước tiên bạn hãy truy cập vào menu Start của Windows và chọn Printers and Faxes

truy cập vào menu Start của Windows và chọn Printers and Faxes
truy cập vào menu Start của Windows và chọn Printers and Faxes

Trong cửa sổ Printers and Faxes bạn hãy chọn File và sau đó là Set Up Faxing

chọn File và sau đó là Set Up Faxing
chọn File và sau đó là Set Up Faxing

Windows sẽ yêu cầu bạn cho dĩa cài đặt Windows XP vào ổ dĩa CD/DVD-ROM, đây là ổ dĩa được dùng khi cài đặt Windows XP.

Yêu cầu cho dĩa Windows XP vào ổ dĩa CD/DVD-ROM
Yêu cầu cho dĩa Windows XP vào ổ dĩa CD/DVD-ROM

Bạn hãy cho dĩa Windows XP vào đúng ổ dĩa mà chương trình yêu cầu và đóng khay ổ dĩa lại, nếu không có lỗi gì thì chương trình sẽ tự động chạy tiếp. Nếu bạn cho dĩa  Windows XP vào ổ dĩa khác thì chương trình sẽ yêu cầu bạn chỉ tới ổ dĩa và thư mục chứa các tập tin cài đặt của Windows. (Thư mục này tên là I386)

Configuring component
Configuring component

Sau khi cài đặt xong sẽ xuất hiện một biểu tượng hình máy Fax trong cửa sổ Printers and Faxes.

Biểu tượng hình máy Fax trong cửa sổ Printers and Faxes
Biểu tượng hình máy Fax trong cửa sổ Printers and Faxes

Tạo biểu tượng Fax trên màn hình Desktop

Mục đích của việc tạo biểu tượng Fax trên màn hình Desktop là để thuận tiện sử dụng sau này. Bạn hãy nhấn nút phải chuột vào biểu tượng máy Fax và chọn Create Shortcut.

nút phải chuột vào biểu tượng máy Fax và chọn Create Shortcut
nút phải chuột vào biểu tượng máy Fax và chọn Create Shortcut

Xuất hiện hộp thông báo bạn hãy nhấn Yes để đồng ý.

Nhấn Yes để đồng ý
Nhấn Yes để đồng ý

Một biểu tượng của chương trình Fax sẽ xuất hiện trên màn hình Desktop.

Biểu tượng của chương trình Fax
Biểu tượng của chương trình Fax

Thiết lập thông số Fax

Bạn hãy nhấp đúp chuột trái vào biểu tượng Fax trên màn hình Desktop vừa tạo ở bước trên, nếu đây là lần đầu tiên bạn sử dụng thì chương trình Fax sẽ tiến hành các bước thiết lập thông số fax. Bạn hãy nhấn Next để tiếp tục.

Fax configuaration wizard
Fax configuaration wizard

Bạn cần khai báo các thông tin của bạn vào trong các mục cần thiết, thông tin này sẽ được hiển thị trong bản Fax mà bạn gửi đi và bên nhận cũng sẽ dùng những thông tin này khi gửi Fax lại cho bạn. Sau khi nhập xong bạn hãy nhấn Next để tiếp tục.

Sender information
Sender information

Bạn có thể không cần phải nhập hết thông tin trong cửa sổ Fax Configuration Wizard nhưng thông tin Your Full Name (tên của bạn) và Fax Number (số Fax của bạn) là cần thiết. 

Trong phần tiếp theo này bạn sẽ chọn loại Modem dùng để Fax, nếu trong máy chỉ có một Modem thì mặc nhiên nó sẽ được chọn. Bạn hãy đánh dấu vào ô Enable Send nếu bạn muốn gửi Fax và đánh dấu vào ô Enable Receive nếu muốn nhận Fax. Chọn Manual answer nếu bạn muốn tự tay bạn ra lệnh nhận Fax hay chọn Automaticanswer after nếu muốn máy tính sẽ tự động nhận Fax, rings là số hồi chuông reo trước khi nhận Fax. Sau khi chọng xong bạn hãy nhấn Next để tiếp tục.

Select the Fax device
Select the Fax device

Nếu bạn chọn  Automaticanswer after và chọn 2 ring thì nếu có Faxx gửi đến thì sau 2 hồi chuông chương trình Fax sẽ tự động nhận.

Khai báo thông tin TSID, đây là thông tin nhận dạng khi bạn gửi Fax, và thông thường là số Fax hoặc tên công ty của bạn. Nhấn Next để tiếp tục.

Fax TSID
Fax TSID

Khai báo thông tin CSID, đây là thông tin nhận dạng khi bạn nhận Fax, và thông thường là số Fax hoặc tên công ty của bạn. Nhấn Next để tiếp tục.

Fax CSID
Fax CSID

Yieeps theo bạn có thể đánh dấu vào ô Print on và chọn máy in nếu muốn in các bản Fax sau khi nhận được. Đánh dấu vào ô Store a copy in a folder và nhấn nút Browse để chọn thư mục lưu các bản sao của Fax nhận được nếu muốn. Nếu bạn không có máy in hoặc không muốn lưu bản Fax thì không cần chọn. Nhấn Next để tiếp tục.

Routing options
Routing options

Quá trình cài đặt Fax hoàn tất, banh hãy nhấn Finish

Completing the Fax wizard
Completing the Fax wizard

Nếu xuất hiện hộp cảnh báo an toàn của Windows, bạn hãy nhấn Unblock để đồng ý cho phép chương trình Fax kết nối mạng.

Unblock Fax console
Unblock Fax console

Cách gửi và nhận Fax băng máy vi tính

Cửa sổ của chương trình Fax sẽ xuất hiện và sẵn sàng cho việc gửi và nhận Fax bằng máy vi tính. Mỗi khi muốn Fax bạn chỉ cần nhấn đúp chuột vào biểu tượng Fax trên màn hình Desktop để mở cửa sổ Fax này .

Fax console
Fax console

  • Đa số các máy vi tính xách tay (Laptop, Notebook) đều được lắp sẵn Modem. Việc thiết lập chế độ tự động nhận Fax hay không là tùy điều kiện sử dụng của bạn. 
  • Nếu sử dụng đường dây Fax riêng thì bạn nên chọn tự động nhận Fax còn nếu sử dụng chung với đường dây điện thoại thì không nên chọn tự động nhận Fax để tránh ảnh hưởng đến các cuộc điện thoại gọi đến.

Xem hướng dẫn Cách gửi và nhận Fax bằng máy vi tính

BuaXua.vn