Khi bạn chia nội dung văn bản thành hai cột trên một trang giấy và muốn đánh số trang cho cả hai cột nhưng chức năng đánh số trang của MS Word chỉ cho phép đánh mỗi trang một số mà thôi. Trong trường hợp này bạn vẫn có thể đánh số trang cho hai cột bằng cách sử dụng một thủ thuật nhỏ sau đây.
Chia cột và chọn vị trí hiển thị số trang cho mỗi cột
- Sau khi chia cột cho nội dung văn bản và canh lề hoàn chỉnh, bạn hãy vào trình đơn View và chọn Header and Footer để chuyển sang chế độ trình bày tiêu đề đầu trang và chân trang.
- Tiếp theo bạn hãy nhấn vào nút Switch between Header and Footer để chuyển sang phần chân trang (nếu muốn đánh số trang ở bên dưới).
- Tạo 2 tab giữa cho 2 cột, đây là vị trí bạn muốn hiển thị số trang cho mỗi cột. Bạn có thể sử dụng các kiểu Tab khác và đặt ở bất cứ chỗ nào bạn muốn.
Nhập công thức đánh số trang lẻ cho cột bên trái
- Bạn hãy đặt dấu nháy chuột tại vị trí đánh số trang cho cột lẻ (cột bên trái), sau đó nhấn tổ hợp phím Ctrl + F9 (Nhấn và giữ phím Ctrl và nhấn thêm phím F9). Bạn sẽ thấy xuất hiện cặp dấu ngoặc móc { }.
Đây là cú pháp để nhập công thức tính toán của Word, phải dùng lệnh để chèn vào không phải dấu { và } trên bàn phím.
- Đặt dấu nháy chuột vào giữa cặp dấu ngoặc, sau đó gõ dấu bằng, số 2 và dấu nhân (dấu sao), công thức sẽ có dạng { =2* }
- Giữ nguyên dấu nháy sau dấu nhân và nhấn chuột vào nút Insert Page Number trên thanh công cụ Header and Footer để chèn số trang vào. Bây giờ công thức sẽ có dạng { =2*1 }
- Tiếp tục nhập dấu trừ và số 1. Sau cùng công thức sẽ có dạng { =2*1-1 }
- Vẫn giữ nguyên dấu nháy trong Fieldcode, bạn hãy nhấn tổ hợp phím Shift + F9 để chuyển từ dạng công thức sang hiển thị kết quả là số trang. Như vậy là bạn đã đánh số cho trang lẻ (cột bên trái).
Nhập công thức đánh số trang chẵn cho cột bên phải
- Để đánh số cho cột chẵn (cột bên phải) bạn cũng làm như trên, nhưng không trừ 1. Công thức sẽ có dạng { =2*1 }. Sau khi nhập công thức xong bạn cũng nhấn tổ hợp phím Ctrl + F9 để hiển thị số trang.
- Sau khi hoàn tất việc đánh số trang, bạn hãy nhấn vào nút Close trên thanh công cụ Header and Footer để chuyển lại chế độ soạn thảo văn bản bình thường.
- Khi nhấn tổ hợp phím Shift + F9 để chuyển qua lại giữa chế độ công thức và kết quả thì bạn phải đặt dấu nháy chuột bên trong công thức hoặc chọn (bôi đen) kết quả hiển thị.
- Từ này về sau, mỗi khi bạn qua một trang mới thì Word cũng sẽ tự động đánh số cho các cột đúng thứ tự tiếp theo trang trước.
