Diễn đàn hỏi đáp - Chia sẻ kiến thức - Kinh nghiệm - BuaXua.vn Bí Quyết Viết Email Bằng Tiếng Anh

Hôm nay, 19/11/2017 - 10:22

Múi giờ UTC + 7 Giờ



Nội quy chuyên mục


Cấm đăng bài viết có nội dung vi phạm pháp luật Việt Nam!
Lưu ý: Bài viết sẽ được tự động xóa sau 03 ngày nếu không được cập nhật.



Tạo chủ đề mới Gửi bài trả lời
Gửi bàiĐã gửi: 13/10/2016 - 22:20 
tuan1234567891998

Ngoại tuyến

Thành viên

Thành viên

Ngày tham gia: 20/07/2016 - 17:34
Bài viết: 15
Đã cảm ơn: 0 lần
Được cảm ơn: 0 lần
Địa chỉ học tiếng nhât online
Chia sẻ với bạn cach hoc tieng nhat nhanh nhat
Chia sẻ bí quyết học tiếng nhật cho người mới bắt đầu

Cùng với sự phát triển của máy tính và internet, email đã trở thành một phương thức giao tiếp rất hiệu quả mà mỗi chúng ta đều sử dụng hàng ngày. Thế nhưng không phải ai cũng biết cách viết email một cách đúng và hiệu quả, nhất là khi viết bằng tiếng Anh.

Một bức email được viết rõ ràng, chứa thông tin đầy đủ sẽ giúp chúng ta đạt được mục đích giao tiếp tốt nhất. Ngược lại, một email với nội dung “rối rắm”, chứa nhiều lỗi chính tả và không đúng chuẩn sẽ khiến người đọc cảm thấy mình không được tôn trọng.

Đừng cho rằng khi còn là sinh viên thì việc giao tiếng email bằng tiếng Anh không quan trọng, mà chỉ quan trọng với những người đã đi làm. Trong rất rất nhiều trường hợp, những email bằng tiếng Anh đầu tiên trong cuộc đời sinh viên cũng chính là những email đã mang về cho họ việc làm sau khi tốt nghiệp, hoặc những cơ hội học bổng đáng mơ ước.

Làm sao để tập cho mình kỹ năng viết email hiệu quả? Dưới đây là 5 bước cơ bản để viết email hiệu quả.


1) Đừng bỏ qua tiêu đề (subject)

Nhiều người có thói quen để trắng dòng tiêu đề hoặc “viết cho có”. Hãy xem, một dòng “tít” trên báo có chức năng gì? Nó thu hút sự chú ý của chúng ta. Nó tóm tắt nội dung của bài báo, từ đó, người đọc sẽ quyết định có đọc bài báo đó hay không. Tiêu đề của email cũng vậy.

Trong tiêu đề của email, hãy ghi rõ những thông tin chính của email hoặc nhấn mạnh vào yêu cầu được đưa ra trong email. Nhờ đó, người đọc sẽ nhận ra ngay nội dung chính của email trước khi đọc. Dưới đây là ví dụ:

Email báo về cuộc họp sắp tới

– Subject: meeting => không cung cấp thông tin gì nhiều cho người nhận

– Subject: team meeting – 9am – October 10th => người nhận ngay lập tức nắm được thông tin về buổi họp nhóm mà chưa cần mở email

Email về báo cáo tháng

– Subject: report => không cung cấp thông tin gì nhiều cho người nhận

– Subject: monthly report to be submitted before 30th this month => người nhận ngay lập tức nắm được thông tin và yêu cầu từ người gửi.

2) Nội dung email rõ ràng và tập trung

Cũng giống như viết thư truyền thống trước đây, chúng ta cần viết email sao cho nội dung tập trung và rõ ràng, tránh lan man. Hãy dùng những câu văn ngắn gọn, trúng vấn đề.

Hạn chế những câu khen ngợi, ca ngợi, thân mật,… mà không có ích gì cho mục đích của email. Viết ngắn gọn, tránh những liên từ không cần thiết. Ví dụ:

Also, I wanted to let you know that I’ve scheduled a meeting with the customers for this Friday regarding the new product release campaign. It’s at 9:00 a.m. and will be in the small conference room. Please let me know if you can make that time.

có thể viết lại thành

Please also be informed about the meeting with the customers regarding the new product release campaign at 9.00am, this Friday, small conference room. Please confirm your attendance.

3) Lịch sự

Nhiều người cho rằng email thì không cần phải kiểu cách, lịch sự như dùng thư tay truyền thống. Nhưng thực ra, email hay thư truyền thống đều là sự phản ánh mức độ chuyên nghiệp của người gửi. Do đó, luôn phải giữ sự lịch sự ở một mức độ nhất định, tùy thuộc vào mối quan hệ, sự thân thiết với người nhận cũng như mục đích của email.

– Hãy hạn chế dùng những từ địa phương, tiếng lóng, viết tắt, những câu nói đùa giỡn. Cũng nên hạn chế dùng các biểu tượng mặt cười (chỉ nên dùng trong khi chat).

– Mở đầu bức thư, nên chào hỏi đúng với đối tượng. Kết thúc bức thư, tùy theo từng trường hợp, hãy dùng các câu chúc cho phù hợp.

– Ngoài ra, đừng dùng những từ “cứng” quá, sẽ dễ khiến người đọc hiểu nhầm thông điệp. Khi nói chuyện trực tiếp, chúng ta còn có thể dùng ngôn ngữ cơ thể, cử chỉ nét mặt để bổ trợ cho lời nói, nhưng qua email, người đọc không thể nhìn nét mặt chúng ta để đoán ý được. Thay vì viết

I need your report by 5 pm today or you’ll miss the deadline.

thì có thể viết nhẹ nhàng hơn

Please submit your report before 5pm so that we can proceed.

thu tay va email
4) Soát lỗi

Trước khi ấn nút “gửi” email hãy đọc lại thật kỹ, kiểm tra các lỗi đánh vần, lỗi chính tả, lỗi dấu câu. Email chính là một phần hình ảnh của chúng ta, cũng như trang phục mà chúng ta mặc, giúp người nhận đánh giá sự chuyên nghiệp của người gửi. Do đó, một email chứa nhiều lỗi tiếng Anh sẽ là một điều rất đáng tiếc. Chẳng hạn, thay vì viết it is my pure pleasure thì lại viết nhầm thành it is my pressure thì sẽ rất đáng buồn cười.

Dưới đây là một số cụm từ tiếng Anh thường dùng khi viết email. TuHocTiengAnhHieuQua.com cung cấp cả những từ dùng trong email formal cũng như informal để các bạn tiện theo dõi và so sánh.

Chào đầu thư

– Informal: Dear Janet/ Hi Janet

– Formal: Dear Mrs. Janet/ Dear sir/madam

Cám ơn đầu thư (nếu cần)

– Informal: không cần cám ơn. Nhiều người thường viết thanks for your email nhưng rõ ràng là không cần thiết.

– Formal: Thanks for your information/ Thank you for your letter of 12 June / Thank you for the report…

Thông báo tin tốt

– Informal: Good news! We have… / I’m happy to say that… / I’m pleased to say that…

– Formal: I am pleased/delighted to inform you that we have… / Allow me to inform you that

Thông báo tin xấu

– Informal: I’m afraid that the…. / I’m sorry to say that the…

– Formal: I am sorry to have to inform you that we are forced to…..

Xin lỗi

– Informal: I’m sorry that we… / Sorry about the….

– Formal: I must apologize for… / Please accept our apologies for…

Kết thúc email

– Informal: See you.

– Formal: Please don’t hesitate to contact me if you need any more information/ I hope this information will be helpful/ Looking forward to seeing you

Lời chào cuối thư

– Informal: Thanks and regards/ Best regards/ Regards

– Formal: Yours sincerely/ Yours faithfully

Chúc các bạn làm chủ được kỹ năng giao tiếp qua email và đạt được nhiều thành công.


Đầu trang
 Xem thông tin cá nhân  
 
Hiển thị những bài viết cách đây:  Sắp xếp theo  
Tạo chủ đề mới Gửi bài trả lời
 Bạn đang xem trang 1 / 1 trang [ 1 bài viết ] 

Các chủ đề liên quan


Múi giờ UTC + 7 Giờ


Bạn không thể tạo chủ đề mới trong chuyên mục này.
Bạn không thể trả lời bài viết trong chuyên mục này.
Bạn không thể sửa những bài viết của mình trong chuyên mục này.
Bạn không thể xoá những bài viết của mình trong chuyên mục này.
Bạn không thể gửi tập tin đính kèm trong chuyên mục này.

Chuyển đến:  
cron