Hướng dẫn cách làm - Hình ảnh minh họa - Phim hướng dẫnThiết lập các chức năng trong Outlook Express

Outlook Express là chương trình gửi và nhận thư điện tử (Email) trên máy vi tính rất thông dụng. Ngoài các chức năng cơ bản là gửi và nhận Email, Outlook Express còn cho phép thiết lập các chức năng khác để hỗ trợ cho người sử dụng được dễ dàng và thuận tiện. Sau đây là cách thiết lập một số chức năng trong Outlook Express:

Hiển thị các cửa sổ của Outlook Express theo ý thích

  • Chọn Menu View -> Layout, trong Layout Properties đánh dấu bằng cách nhấn chuột vào các ô tương ứng với các cửa sổ muốn hiện thị trong Outlook Express.

Hiển thị các cửa sổ của Outlook Express theo ý thích

  • Ngoài ra còn có thể chọn Customize Toolbar để sắp xếp lại các nút Menu của Outlook Express nếu muốn.

Layout Properties

Tạo thêm các Thư mục (Folder) để chứa các loại Email khác nhau

  • Nhấn phải chuột vào Local Folders -> chọn New Folder.

Tạo thêm các Thư mục (Folder) để chứa các loại Email khác nhau

  • Trong Create Folder, nhập tên cho Folder vào mục Folder name. Chọn vị trí cho Folder trong mục Select the folder in which to create the new folder, nếu chọn Local Folder thì Folder mới này sẽ nằm cùng vị trí với các Folder Inbox, Outbox..., nếu chọn Inbox thì Folder mới này sẽ nằm trong Inbox. Sau khi chọn xong nhấn Ok để hoàn tất. Có thể tạo nhiều Folder cho các loại Email khác nhau.

Create new folder

Tự động chuyển Email vào các Folder riêng

Mặc nhiên các Email khi nhận được đều chứa trong Inbox, tuy nhiên Outlook Express có chức năng giúp tự động phân loại và chuyển các Email này vào các Folder khác nhau.

  • Chọn Menu Tool -> Message Rules -> Mail...

Message Rules

  • Trong Mail Rules chọn New để tạo Qui tắc (Rule) chuyển các Email vào Folder chỉ định.

New Mail Rules

  • Trong hộp thoại New Mail Rule:
  1. Chọn Where the From line contains people để chọn điều kiện Rule là địa chỉ Email của người gởi.
  2. Chọn Move it to specified folder để chọn cách xử lý cho Rule này là di chuyển các Email vào Folder chỉ định.
  3. Chọn các địa chỉ Email muốn tạo Rule bằng cách nhấn vào dòng chữ contains people, trong Select People nhập địa chỉ Email muốn tạo Rule và nhấn Add, có thể nhấn vào Address Book để chọn các tên có sẵn trong sổ địa chỉ (Address Book) và nhấn From để chọn.

Nhập địa chỉ Email muốn tạo Rule và nhấn Add

  • Nhấn vào dòng chữ specified, trong Move chọn Folder để di chuyển các Email vào đó, có thể nhấn New Folder để tạo thêm Folder mới.

Chọn Folder để di chuyển các Email vào đó

  • Nhập tên của kiểu Rule này vào mục Name of the rule, đây chỉ là tên (tùy ý) để nhận biết các kiểu Rule khác nhau (nếu có) mà thôi.
  • Nhấn Ok để hoàn tất. Nếu muốn bạn có thể tạo tiếp các kiểu Rule nữa cho các Email khác nhau.

Loại bỏ các Email rác (Spam)

Chức năng này dùng để tự động loại bỏ (xóa) các Email có nội dung xấu hoặc quảng cáo...

  • bạn hãy làm giống như cách bên trên nhưng ở phần số 2 bạn hãy chọn Delete it from Server để xóa các Email rác này ngay trên máy chủ dịch vụ, chứ không cần tải về máy tính cá nhân.

Loại bỏ các Email rác (Spam)

Tạo nhóm (Group) cho các địa chỉ Email

Tạo nhóm để gửi một nội dung Email đến nhiều địa chỉ khác nhau.

  • Chọn Address (hoặc Tool -> Address Book) -> New -> New Group, nhập tên cho nhóm Email vào ô Group Name, nhập tên vào ô Name và địa chỉ Email vào ô E-mail, sau đó nhấn Add để đưa địa chỉ Email mới vào nhóm, tiếp tục với các địa chỉ khác. Có thể chọn Select Members để chọn các địa chỉ có sẵn trong Address Book.

Tạo nhóm (Group) cho các địa chỉ Email

  • Khi gửi Email, chỉ cần nhập tên của nhóm vào dòng To hoặc chọn nhóm trong Address Book là Email sẽ được gủi đến tất cả các địa chỉ trong nhóm.

Chọn nhóm trong Address Book

Phân chia các tài khoản Email

Nếu có nhiều người cũng sử dụng chung một máy vi tính và mỗi người có một tài khoản (Account) Email khác nhau thì có thể phân chia ra riêng biệt cho từng người và mỗi người sẽ có mật khẩu quản lý Email riêng.

  • Chọn File -> Identities -> Add New Identity.

Add New Identity

  • Trong New Identity nhập tên cho tài khoản muốn tạo vào ô Type your name, nếu muốn đặt mật khẩu để ngăn không cho người khác vào thì chọn Require a password và nhập mật khẩu vào mục New Password và nhập thêm một lần nữa vào mục Comfirm New Password. Nhấn Ok để hoàn tất.

New Identity

  • Để chuyển tài khoản Email chọn File -> Switch Identity, chọn tài khoản Email muốn chuyển và nhấn Ok.

Switch Identity

  • Để chọn tài khoản mặc định mỗi khi khởi động Outlook Express chọn File -> Identities -> Manage Identities, đánh dấu vào ô Use this identity when starting a program và chọn tên tài khoản ở mục bên dưới.

Chọn tài khoản mặc định mỗi khi khởi động Outlook Express

Cho phép Outlook Express nhận các Email có đính kèm File

  • Mặc nhiên Outlook Express sẽ không cho phép nhận các File được gửi kèm theo Email, để cho phép Outlook Express nhận các File này chọn Tools -> Options -> Security và bỏ dấu chọn trong ô Do not allow attachments...

Cho phép Outlook Express nhận các Email có đính kèm File

Chuyển đổi nơi lưu trữ của Outlook Express

  • Mặc nhiên Outlook Express sẽ lưu trữ các dữ liệu của nó (bao gồm các Folder và Email) ở ổ dĩa C (ổ dĩa chứa hệ điều hành), trong trường hợp cần phải cài mới lại máy thì các dữ liệu này sẽ bị mất. Để tránh bị mất dữ liệu thì cần phải chuyển nơi lưu trữ cỉa Outlook Express đến một vị trí (ổ dĩa) khác bằng cách chọn Tools -> Options -> Maintenance -> Store Folder.

Thư mục lưu trữ của Outlook Express

  • Trong Store Folder nhấn Change và chọn Folder cần chuyển tới, nhấn Ok và phải khởi động lại Windows mới có hiệu lực.

Chuyển đổi nơi lưu trữ của Outlook Express


BuaXua.vn

Quay lại trang trướcThảo luận bài viết này trên Diễn đàn BuaxXua.vn
Chia sẻ lên Zing MeLưu vào FacebookLưu vào Bookmarks của GoogleLưu vào Bookmarks của Yahoo!