Sử dụng Outlook Express để gửi và nhận Email

Gửi và nhận thư điện tử (Email) là một trong những công việc hàng ngày đối với nhiều người, nhưng đa số lại chỉ biết cách gửi và nhận Email thông qua Web Mail với khá nhiều thao tác như phải truy cập vào trang web, nhập tên và mật khẩu, mất thời gian chờ đợi và phải xem các quảng cáo...

Ngoài cách này ra còn có một cách khác đơn giản hơn đó là sử dụng chương trình Outlook Express (OE) có sẵn trong Window, với OE chỉ cần mở chương trình và nhấn một nút là có thể gởi và nhận tất cả các Email một cách nhanh chóng, các Email nhận được sẽ  lưu trong máy vi tính và có thể xem bất cứ lúc nào.

Điều kiện sử dụng OE để Email là phải đăng ký dịch vụ Email hỗ trợ POP3, mà điều này không khó lắm vì hiện nay khi đăng ký sử dụng ADSL thường sẽ được tặng kèm theo một hoặc nhiều địa chỉ Email và các địa chỉ này đều có thể sử dụng được bằng OE. Đối với các Email miễn phí của Yahoo! và Google sẽ không sử dụng được bằng OE.

Sau đây là cách thiết lập các thông số trong Outlook Express:

 Mở chương trình OE, ở lần chạy đầu tiên sẽ xuất hiện các bảng khai báo thông số cho OE. Trong Your Name hãy nhập tên của người sử dụng vào mục Display name, đây là tên được hiển thị trên Email, bất cứ tên nào cũng được. Nhấn Next để tiếp tục.

• Trong Internet E-mail Address nhập địa chỉ Email vào mục E-mail Address, nhấn Next.

• Trong E-mail Server names, nhập các thông số của dịch vụ cung cấp Email (thông số này nhà cung cấp sẽ cho biết) vào mục Incoming mail và Outgoing mail. Nhấn Next để tiếp tục.

• Tron Internet Mail Logon, nhập tên vào ô Account name và mật khẩu vào ô Password (hai thông số này sẽ được cấp khi đăngk ý Email). Có thể không nhập mật khẩu tại đây và mổi khi truy cập vào hộp thư chương trình sẽ yêu cầu nhập mật khẩu. Chọn Remember Password nếu muốn chương trình ghi nhớ mật khẩu. Nhấn Next và cuối cùng nhấn Finish đề hoàn tất.

Màn hình chính của OE sẽ xuất hiện với các phần chính như sau:

• Create Mail: Tạo và gửi Email, trong phần này nhập địa chỉ cần gửi vào mục To, nếu muốn gửi Email này cho thêm người khác nữa thì nhập thêm địa chỉ khác vào Cc, có thể nhấn vào biểu tượng Addresses Book (kế bên phải) để chọn các địa chỉ đã được lưu. Nhập tiêu đề của Email vào mục Subject và nhập nội dung Email vào khung cửa sổ bên dưới, có thể sử dụng các chức năng định dạng văn bản. Nếu muốn gửi kèm theo một hoặc nhiều tập tin (File) thì chọn Insert -> File Attachment hoặc chọn Insert -> Picture... để gửi kèm hình ảnh. Sau khi xong có thể nhấn Send để gửi ngay hoặc chọn File -> Send Later để sau này mới gửi đi, Email sẽ được lưu tạm trong Outbox.

• Send/Recv: Gửi các Email đã chuẩn bị và nhận các Email từ Server (dịch vụ cung cấp Mail). Lưu ý nếu ở bước trên không khai báo mật khẩu thì chương trình sẽ xuất hiện phần yêu cầu nhập tên và mật khẩu, sau khi nhập xong nhấn Ok.

• Addresses: Danh bạ, nơi lưu trữ các địa chỉ Email. Trong phần này chọn New -> New Contact để nhập một địa chỉ Email vào danh bạ. Có thể nhập hết các thông số trong phần này hoặc để đơn giản chỉ cần nhập tên vào mục Display và địa chỉ Email vào mục E-mail Address, nhấn Ok đề hoàn tất và có thể tiếp tục tạo thêm các địa chỉ khác.

• Inbox: Thư mục chứa các Email được nhận về, khi có Email mới thì tên của thư mục này sẽ đậm lên và hiển thị số lượng Email. Xem Email bằng cách chọn Inbox, nhấn chuột vào tiêu đề của Email muốn xem và phần nội dung sẽ xuất hiện ở của sổ bên dưới.

• Outbox: Thư mục chứa các Email chờ để gửi đi.
• Send Items: Thư mục lưu một bản sao của các Email đã được gửi đi.
• Deleted Items: Các Email sau khi bị xóa sẽ được lưu trữ trong Thư mục này, nếu muốn xóa hẳn thì nhấn phải chuột vào Thư mục này và chọn Empty ‘Deleted Items' Folder.
• Drafts: Các Email đang soạn dỡ dang khi được Save sẽ nằm trong đây và có thể lấy ra để tiếp tục.

Quản lý các Account trong OE bằng cách chọn Tools -> Accounts, chọn và xóa hết các Account khác bằng cách nhấn Remove và chỉ để lại một Account của bạn. Thêm Account mới bằng cách chọn Add -> Mail và làm theo các bước như hướng dẫn bên trên.